![Od 28 czerwca 2025 r. zmiany dot. obrotu dziełami sztuki i zabytkowymi przedmiotami [webinar w piątek 13 czerwca]](https://image.staticox.com/?url=https%3A%2F%2Fstatic.pit.pl%2Ffiltered%2F7a%2F321146%2C209062%2Cz_285_150.jpg)
Od 1 stycznia 2025 r. wystartowały e-Doręczenia. Obowiązkiem posiadania adresu do e-Doręczeń objęci są m.in. wszyscy przedsiębiorcy z KRS. Już teraz powinni oni sprawdzać skrzynkę doręczeń, aby uniknąć sytuacji pominięcia otrzymanej korespondencji. Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza bowiem domniemanie doręczenia. Warto także dodać, że szykują się zmiany w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Przy tym mają one mieć charakter jedynie uzupełniający i doprecyzowujący.
e-Doręczenia
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na większość podmiotów publicznych oraz określone podmioty niepubliczne, tj. na przedsiębiorców z KRS i CEIDG oraz przedstawicieli określonych zawodów zaufania publicznego. Kwestie te reguluje ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.), zwana dalej ustawą. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązkami związanymi z e-Doręczeniami zostali objęci nowo rejestrujący się przedsiębiorcy zarówno w CEIDG, jak i w KRS oraz przedstawiciele określonych zawodów zaufania publicznego. Natomiast podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed dniem 1 stycznia 2025 r. obowiązane były do uzyskania aktywnego adresu do e-Doręczeń w terminie 3 miesięcy od tego dnia, czyli najpóźniej 1 kwietnia 2025 r. Przedsiębiorców z CEIDG, w tym wspólników spółek cywilnych, obowiązują inne terminy określone w art. 152 ustawy. Pisaliśmy o nich w dodatku do GP nr 31 z 2025 r., na str. 3.
Podmioty z rejestru przedsiębiorców KRS (w uproszczeniu określani jako przedsiębiorcy z KRS) w świetle omawianej ustawy są, co do zasady, podmiotami niepublicznymi. Jest jednak wyjątek od tej reguły. Dotyczy on w szczególności spółek z większościowym udziałem Skarbu Państwa czy jednostek samorządu terytorialnego spełniających kryteria z art. 2 pkt 6 ustawy, które są zaliczane do podmiotów publicznych.
Przedsiębiorcy z KRS a e-Doręczenia
Adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy musi być powiązany z publiczną albo kwalifikowaną usługą e-Doręczeń. e-Doręczenia to bowiem usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (usługa RDE), dzięki której przesyłkę można wysłać i odebrać elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Usługę taką świadczy operator wyznaczony. Obecnie są nim Poczta Polska S.A. (jest to publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w skrócie PURDE) oraz podmioty komercyjne spełniające standardy świadczenia takiej usługi (jest to wówczas tzw. kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w skrócie kwalifikowana usługa RDE). Od wyboru podmiotu niepublicznego z rejestru przedsiębiorców KRS zależy, czy będzie korzystać z publicznej czy z komercyjnej usługi.
Obowiązki przedsiębiorców z KRS dotyczące e-Doręczeń polegają na konieczności posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE) oraz na odbieraniu korespondencji wysyłanej do nich tym kanałem komunikacji przez podmioty publiczne. Co ważne, wpis adresu do e-Doręczeń (ADE) do wspomnianej bazy (BAE) jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 ust. 1 ustawy).
Podmioty publiczne mają obowiązek doręczać korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem PURDE na adres do e-Doręczeń wpisany do BAE. Wynika tak z art. 4 ust. 1 ustawy (patrz ramka).
Trwa okres przejściowy
Może być tak, że skrzynka przedsiębiorcy z KRS nie zapełnia się jeszcze pismami urzędowymi. Związane jest to w szczególności z tym, że do dnia 31 grudnia 2025 r. trwa okres przejściowy w e-Doręczeniach. Ustawodawca wziął bowiem pod uwagę, że transformacja korespondencji z papierowej na elektroniczną w podmiotach publicznych wiąże się ze znacznymi zmianami organizacyjnymi w zakresie nadawania korespondencji poprzez e-Doręczenia, obiegu dokumentów i ich archiwizacji. Okres przejściowy w e-Doręczeniach polega m.in. na tym, że do końca 2025 r. urząd nie musi korzystać z e-Doręczeń ze względu na przesłanki organizacyjne (zob. art. 147 ust. 2-3 i ust. 5 ustawy, w brzmieniu od 1 stycznia 2025 r.).
Okres przejściowy powoduje, że choć obowiązują już przepisy obligujące podmioty publiczne do nadawania korespondencji przez e-Doręczenia, to upowszechnienia się tej drogi korespondencji można oczekiwać od 1 stycznia 2026 r.
Domniemanie doręczenia
Przy tym już teraz przedsiębiorca z KRS posiadający adres do e-Doręczeń wpisany do BAE musi pamiętać o domniemaniu doręczenia.
W świetle ustawy dowód otrzymania jest wystawiany po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do e-Doręczeń podmiotu niepublicznego (tj. m.in. przedsiębiorcy z KRS). Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do e-Doręczeń, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z jego treścią (art. 41 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy). W art. 42 ust. 1 ustawy ustawodawca przesądził, że w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) korespondencja jest doręczona w chwili wskazanej w dowodzie otrzymania.
Co ważne, na podstawie art. 41 ust. 1 pkt 3 ustawy, dowód otrzymania korespondencji jest wystawiany po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do e-Doręczeń podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. Przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do e-Doręczeń rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu. W takim przypadku, na mocy art. 42 ust. 2 ustawy, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do e-Doręczeń podmiotu niepublicznego.
Art. 42 ustawy dotyczy bezpośrednio przypadków korzystania z PURDE, przy tym wykorzystuje się go odpowiednio także przy kwalifikowanej usłudze RDE (art. 44 ustawy).
Zasady z art. 42 ustawy stosuje się np. w postępowaniu podatkowym czy istracyjnym w przypadku doręczenia korespondencji na adres do e-Doręczeń (por. art. 144a § 2 Ordynacji podatkowej - Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm., art. 394 K.p.a. - Dz. U. z 2024 r. poz. 572). Oznacza to, że korespondencja, która trafi (wpłynie) na adres do e-Doręczeń, np. od organu podatkowego, po upływie wskazanego terminu, będzie uznana za doręczoną. Może mieć to doniosłe skutki dla adresata.
Czy wszystko zadziała?
W kontekście opisanego domniemania warto sprawdzić przyjęte w podmiocie rozwiązania czy też wdrożyć procedury, których celem jest uniknięcie sytuacji, że jakaś korespondencja zostanie pominięta. Aby uniknąć takich sytuacji, np. w spółce handlowej, należy określić, co ile skrzynka doręczeń jest monitorowana i kto to robi, a jeśli jest kilka osób, to kto za co odpowiada. Trzeba też przewidzieć sytuacje, kto powinien kontrolować skrzynkę w razie nieobecności osoby odpowiedzialnej w tej materii czy też kto powinien "odpiąć" od e-Doręczeń osobę, która przestała pracować w spółce. W tym celu należy ustalić osoby, które będą kontrolowały odbiór korespondencji i ich zastępców na czas ich nieobecności, np. z powodu urlopu czy choroby. Istotne jest w tej kwestii to, że ustawowo przedsiębiorca z KRS musi mieć a skrzynki doręczeń (art. 19 ust. 1 ustawy). Przedsiębiorca z KRS może mieć więcej niż jednego a skrzynki. ją aktywuje i następnie zarządza skrzynką doręczeń. Zarządzanie skrzynką doręczeń poza wysyłaniem i odbieraniem korespondencji obejmuje też m.in. wskazywanie osób fizycznych upoważnionych m.in. do wysyłania i odbierania korespondencji.
Poza tym osoby odpowiedzialne za obieg dokumentów powinny mieć świadomość, że skrzynkę doręczeń trzeba sprawdzać niezależnie od powiadomień otrzymywanych na e-maila o korespondencji, na wypadek gdyby korespondencja wypłynęła na skrzynkę bez takiego powiadomienia.
Elektroniczny dokument
Korzystając z e-Doręczeń, warto mieć też na uwadze, że jeśli jakieś pismo, które ma być wysłane wymaga formy pisemnej, to elektroniczny dokument będzie równoważny tej formie, jeśli zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 Kodeksu cywilnego - Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.). Opatrzenie elektronicznego pisma (np. w pdf) podpisem zaufanym (tzw. ePUPAP) odpowiada jedynie formie dokumentowej (art. 772 K.c.).
Będą zmiany w przepisach
Ustawodawca szykuje się do upowszechnienia e-Doręczeń. W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów ujęty został projekt ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz niektórych innych ustaw (druk nr UD236 z wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów). Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to III kwartał 2025 r. Ministerstwo Cyfryzacji, opisując istotę rozwiązań planowanych w projekcie, wskazało, że zawiera on propozycje przepisów o charakterze uzupełniającym i doprecyzowującym szereg obowiązujących rozwiązań prawnych związanych z funkcjonowaniem e-Doręczeń, w szczególności w zakresie usługi PURDE (w tym m.in. jako usługi kwalifikowanej) i publicznej usługi hybrydowej (w tym w zakresie obowiązków operatora wyznaczonego dotyczących wykonania tej usługi i weryfikacji przesyłki przekształconej z dokumentów elektronicznych), usprawnienia zasad rozpatrywania wniosków o utworzenie adresu do e-Doręczeń, wymiany danych pomiędzy systemami: REGON, KRS, CEIDG, systemami prowadzonymi przez organy samorządu zawodowego a bazą adresów elektronicznych (BAE).
Celem projektowanej ustawy jest wyeliminowanie zauważonych problemów, w tym m.in. związanych z kwalifikowaniem wybranych podmiotów jako podmiotów publicznych, których dotyczą przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Ponadto dodane mają być przepisy o Katalogu Podmiotów Publicznych (KPP). KPP będzie system teleinformatycznym, w którym będą zebrane dane o podmiotach publicznych i podmiotach realizujących zadania publiczne, mających obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń, które są obecnie zebrane w różnych rejestrach i systemach (REGON, KRS i ePUAP). Projekt ustawy ma również doprecyzować i dodać nowe rozwiązania dotyczące zasad wymiany korespondencji przez ePUAP pomiędzy podmiotami publicznymi w okresie do 1 października 2029 r.
e-Doręczenia jako główny kanał przekazywania korespondencji urzędowej Zasadą jest, że podmiot publiczny musi nadać korespondencję poprzez e-Doręczenia, gdy wymaga ona potwierdzenia jej nadania lub odbioru (por. art. 4 i art. 5 ustawy). Jednocześnie art. 3 i art. 6 ustawy przesądzają odpowiednio, kiedy nie stosuje się tej ustawy oraz kiedy podmiot publiczny nie musi korzystać z e-Doręczeń. Zgodnie z art. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych nie stosuje się jej do:
W kontekście art. 3 pkt 1 lit. d) ustawy warto wskazać, że z regulacją tą koresponduje także art. 144 § 1a Ordynacji podatkowej. Przewiduje on, że organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego. Takim systemem teleinformatycznym wykorzystywanym przez organy Krajowej istracji Krajowej jest m.in. e-Urząd Skarbowy (e-US). Oznacza to, że organ podatkowy może zamiast przez e-Doręczenia komunikować się np. z przedsiębiorcą z KRS przez e-US (jeśli przedsiębiorca ten wyraził zgodę na doręczanie korespondencji przy wykorzystaniu systemu e-US). Poza tym nie stosuje się e-Doręczeń w przypadkach wskazanych w art. 6 ustawy, m.in. gdy podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej. |
||||||||||||||||||
autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
Gazeta Podatkowa nr 46 (2234) z dnia 2025-06-09
Jak sprawdzić kontrahenta w kwestii jego reprezentacji i stanu finansów? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl